L’organisation d’un congrès ou d’un colloque est une activité des plus difficiles car de nombreux intervenants rentrent en compte : conférenciers, exposants, participants, organisateurs, commanditaires, … La gestion d’un événement de telle envergure demande du temps et de l’organisation. Certaines entreprises font appel à des agences spécialisées, d’autres le font à l’interne, voici les cinq règles d’or pour bien réussir pour que votre congrès soit des plus réussis.
Règle n°1 : la nature de l’événement
Un congrès est un événement organisé pour les ans. Il permet à l’entreprise de réunir ses clients ainsi que les professionnels de l’industrie afin de débattre et de discuter autour d’une thématique bien précise. L’événement doit commencer le matin et se finir en fin d’après-midi. Des conférences et tables rondes sont au programme ainsi qu’un cocktail de clôture. Chaque conférence doit être entrecoupées de pauses afin d’offrir des collations aux participants (breuvages, boissons chaudes et viennoiseries). Des activités doivent être organisées de façon à détendre les participants durant la pause déjeuner et le cocktail de clôture.
Il est important de bien déterminer la nature de l’événement, cela influera sur le lieu, le choix des commandites et les activités qui seront proposées.
Règle n°2 : le choix du lieu
L’endroit du congrès est un élément essentiel à sa réussite. Si vous optez pour le centre-ville, veillez à bien vous renseigner sur l’agencement de la salle. Il faut que celle-ci dispose d’un équipement technique de qualité (Wifi, micro, écrans, branchements laptop…), la salle doit être confortable et son espace suffisamment grand.
Le nombre de participants influencera sur le choix du lieu, veillez à ne pas opter pour une salle trop grande si vous êtes en petit nombre. Le lieu doit être équipé d’une autre salle où vous servirez le repas du midi ainsi que le cocktail du soir. Le lieu doit être facile d’accès, en métro ou en bus, ainsi qu’en voiture, des stationnements doivent être à proximité de façon à ce que les participants puissent s’y rendre en voiture.
Autre choix que le centre-ville, la campagne. L’organisation de congrès à l’extérieur de la ville devient de plus en plus tendance. La nature, la verdure, le calme seront au rendez-vous. Vos participants pourront pleinement se ressourcer. Selon la distance du lieu, vous pouvez affréter un bus afin de conduire les participants au lieu du congrès.
Règle n°3 : le choix des commanditaires
L’organisation d’un congrès requiert un certain montant. La plupart des compagnies consacrent un budget à cet effet. Afin de limiter les coûts, il est judicieux de démarcher des commanditaires. La nature des commandites peut être diverse : le traiteur, les animations, le cocktail, des stands… En effet, selon la nature de votre événement et la notoriété de votre compagnie, vous pouvez obtenir des rabais ou la gratuité sur certains produits en échange d’une visibilité. Par exemple, pour un congrès en pharmacie, des ententes peuvent être signées avec un service de traiteur afin de commanditer l’événement. De plus, la vente de stands peut être une source de revenus intéressante.
Ne négligez rien en termes de commandites, plus vous en aurez, moindre seront les coûts relatifs à votre événement.
Règle n°4 : le choix d’une équipe dynamique
L’organisation d’un tel événement ne se fait pas tout seul. Il y a certes une personne qui porte le projet et les responsabilités, d’autres ressources humaines sont nécessaires. L’équipe peut être plus ou moins grande selon l’ampleur de l’événement.
Mobilisez une personne à plein temps sur les demandes de commandites, une autre pour l’élaboration de supports visuels (affiches, flyers, programme, site internet…), une personne pour la logistique ainsi qu’une autre responsable des relations publiques (médias, professionnels de l’industrie, conférenciers…) et de la recherche de contenu.
Il n’y a pas de recettes miracles pour réussir son congrès. Il faut que l’équipe que vous constituerez soit soudée et dynamique.
Le jour de l’événement vous aurez besoin de ressources supplémentaires telles que des hôtesses d’accueil et des serveurs, si votre budget est limité, n’hésitez pas à faire appel à votre entourage et leur offrir en échange d’une contribution bénévole, des certificats-cadeaux et autres…
Règle n°5 : Évitez le stress
Un congrès s’organise plusieurs mois voir une année à l’avance. Il est primordial d’établir en amont un plan d’actions où vous mentionnerez vos deadlines et les actions que vous devrez accomplir. Les mois passent vite, une semaine avant l’événement vous allez commencer à ne plus savoir où donner de la tête. Il faut faire preuve d’un sens de l’organisation irréprochable. Il faut aussi savoir gérer son stress et ne pas sembler être submergé. Il arrive souvent des mauvaises surprises : un conférencier qui annule à la dernière minute, un micro qui tombe en panne… Essayez de rester calme et gardez le sourire.
